Opérations spécifiques
Configuration DNS
Pour que votre compte SoloBox, FamilyBox, ProBox ou CustomBox fonctionne correctement vous devez effectuer la configuration DNS de votre service.
Si vous avez un compte BasicBox, la configuration a été effectuée automatiquement et le service est prêt à l’emploi. Vous n'avez donc rien de plus à faire.
Si cous avez un compte CustomBox, la procédure décrite dans cette page doit être effectuée pour chaque nouveau domaine que vous ajoutez.
Que votre DNS soit hébergé chez Hosterra ou chez un autre prestataire, sa configuration se déroule toujours de la même manière :
Téléchargez les enregistrements nécessaires
Connectez-vous à Mailcow à l’aide des identifiants qui vous ont été envoyés par mail lors de l’achat du service. S’il s’agit de votre première connexion, vous serez invité à vous choisir un nouveau mot de passe.
En regard du nom de votre domaine, un bouton situé à droite, nommé DNS, vous permet d’ouvrir une fenêtre donnant accès à la configuration DNS de votre service. Ne tenez pas compte la première fois des alertes rouges, oranges ou vertes. Cliquez simplement sur le bouton situé en bas à gauche pour télécharger les enregistrements DNS dont vous allez avoir besoin.
Configurez votre DNS
Rendez-vous sur l’interface de configuration de votre DNS (il peut s’agir d’Hosterra ou d’un autre prestataire). Et pour chaque ligne du fichier précédemment téléchargé, créez ou modifiez l’enregistrement.
Il y a au total 11 enregistrements à créer.
Si vous avez enregistré votre domaine chez Hosterra, votre DNS contient déjà une grande partie de ces enregistrements. Si tel est la cas, n'ajoutez que ceux qui ne sont pas déjà présents.
Vérifiez votre configuration
Après au moins une heure (temps minimal nécessaire à la propagation de vos enregistrements DNS), connectez-vous à Mailcow et re-cliquez sur le bouton nommé DNS, en regard du domaine que vous configurez. Cette fois-ci, inspectez chaque ligne et vérifiez les couleurs des icônes :
Si toutes les icônes sont vertes, vous avez correctement configuré votre service et il est pleinement opérationnel.
Si certaines icônes restent oranges ou rouges, voici ce que vous pouvez faire :
- Icône orange : l’enregistrement n'est pas détecté (il est perçu comme « inexistant »). Dans ce cas, vérifiez qu'il est bien existant dans votre DNS et attendez encore que la propagation s’effectue correctement.
- Icône rouge : l’enregistrement n'est pas correct (il est perçu comme « erroné »). Dans ce cas, vérifiez qu'il est saisi sans erreur dans votre DNS ou qu'il n'y est pas présent en double puis, après avoir corrigé le(s) enregistrement(s) en erreur, attendez encore que la propagation s’effectue correctement.
Une propagation DNS peut parfois prendre jusqu’à 24h.
L’enregistrement DMARC est considéré comme optionnel. Néanmoins si vous souhaitez éviter tout problème de délivrabilité, il est conseillé de le paramétrer.
Testez votre configuration (optionnel)
Pour tester votre configuration SPF + DKIM + DMARC, vous pouvez utiliser des outils tels que :
Migration de boîte aux lettres
Pour migrer une boîte aux lettres d’un ancien prestataire vers Hosterra Email, utilisez la fonctionnalité de synchronisation de boîte aux lettres.
Une fois les paramètres standards saisis (boîte aux lettres cible et source, serveur et port de votre ancien prestataire), effectuez une première synchronisation simulée (avant dernière case à cocher de la fenêtre). Si la simulation s’est correctement déroulée, vous pouvez rendre votre tâche active et l’enregistrer.
La fréquence minimale de synchronisation est de 20 minutes. Il faut donc attendre que ce temps soit écoulé pour que les premières synchronisations s'effectuent.
Migration de domaine
Dans le cas où vous devez migrer l’ensemble des services de messagerie déjà existant vers Hosterra Email, nous vous conseillons de procéder comme suit :
- Créez dans Hosterra Email toutes les boîtes aux lettres présentes chez votre ancien prestataire.
- Migrez toutes les anciennes boîtes vers les nouvelles et laissez activée la synchronisation.
- Configurez votre DNS pour qu’il pointe vers les services Hosterra Email.
- Patientez le temps que la propagation DNS se fasse : votre ancien serveur continuera à recevoir certains mails tant que la propagation ne sera pas complète.
- Configurez les logiciels clients pour qu’ils utilisent les boîtes aux lettres Hosterra Email.
- Après 24 heures, supprimez les tâches de synchronisation créées à l’étape 2, elles ne sont plus nécessaires : tous vos courriers passent désormais par Hosterra Email.
En effectuant les opérations de migration dans cet ordre, vous êtes certain·es de ne perdre aucun mail ancien ou arrivé pendant la propagation DNS (qui peut prendre jusqu’à 24 heures).
Sécuriser votre compte
Vous pouvez renforcer la sécurité de l’accès à votre compte Hosterra Email en choisissant d’activer l’authentification multifacteurs ou de passer sur un mode d’authentification sans mot de passe.
Si vous vous connectez en tant qu’utilisateur de boîte aux lettres, les options de sécurité sont sur la page d’accueil. Si vous vous connectez en tant qu’administrateur de domaine, vous pouvez accéder à ces options via le menu supérieur Système > Paramètres utilisateurs.
Authentification multifacteurs
Pour ajouter un second facteur d’authentification à votre compte Hosterra Email, rendez-vous sur votre interface d’administration mailcow. Choisissez alors la méthode que vous préférez (Yubico, WebAuth ou OTP logiciel) et suivez alors l’assistant de configuration.
FIDO2
Pour pouvoir vous connecter sans mots de passe (en utilisant des clés), cliquez sur le bouton Enregistrer un nouvel appareil FIDO2 et suivez l’assistant de configuration.